各县（区）司法局，市局各部门、直属各单位：

现将《舟山市司法局关于舟山市阳光公证处运行和管理的办法》印发给你们，请结合实际，认真抓好贯彻落实。

                                                                               舟山市司法局

                                                                              2020年7月1日

舟山市司法局关于舟山市阳光公证处运行和管理的办法

第一条  为规范新组建的舟山市阳光公证处（以下简称公证处）的监督管理和运行机制，充分发挥公证制度作用，促进公证事业健康有序地发展，根据《中华人民共和国公证法》《公证机构执业管理办法》《公证员执业管理办法》和《浙江省舟山市阳光公证处机构编制规定》（舟编办函〔2020〕77号），结合舟山市工作实际，制定本办法。

第二条  公证处应当坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，以客观、公正为执业原则，以预防纠纷为目标，充分发挥公证文书的效力，保障自然人、法人或者其他组织的合法权益。

第三条  公证处应当建立与浙江自由贸易试验区经济体制相适应的新型公证组织架构和专业团队，以公证员为中心创新优化运行机制，持续深化“最多跑一次”改革，深入推进“互联网+公证”服务，在新型、前沿领域提升公证服务水平。

第四条  公证处应当健全党组织建设，强化党建工作，坚持发展公证公益服务，切实防止公证逐利倾向。积极参与公共法律服务体系建设，主动与各级公共法律服务平台对接，建立公证服务联络点或公证远程服务点。

第五条  公证处应当建立完善政治理论学习、业务学习和培训制度，每月学习不得少于两次；建立主任会议和公证员会议制度（编制内公证员），公证处日常主要事项由主任会议商议，重大事项提交公证员会议决定；建立健全党组织全面参与公证机构业务发展、队伍建设、分配考核等重大事项决策的工作机制。

第六条  公证处应当建立处务公开、公证接待、公证处印章和公证员签名章、公证卷宗档案管理、公证专用纸领用管理、重大事项报告、公证信访、复查和投诉处理、公证质量监控制度和公证员执业过错责任追究制度等业务管理制度，明确各个程序环节的具体要求。

第七条  公证处应当建立科学合理的绩效考核制度和人员收入分配制度，以公证质量评价为核心，注重规范管理、日常监督、综合评估，形成体现公证处公益属性和服务职能的有效机制。

第八条  公证处根据业务发展和整合管理需要，设置综合部、业务部等内设部门和临时性过渡机构。

综合部主要职责为处理、协调、管理全处日常事务以及财务、人事、档案、统计等综合性事务。

业务部以公证员为中心、配备公证员助理以及专业人士组成业务团队主体，办理各类公证事项及相关法律服务事项。

过渡期间，内设“阳光业务部、方正业务部、海韵业务部”，独立运行、单独核算，过渡期限暂定至2020年12月31日。过渡期内，各业务部公证业务用章继续沿用原有印章，直至上级司法行政机关正式批复办理变更核准手续之日起废止。

过渡期满，推行业务部运行结构调整和薪酬制度改革，统分结合、归口管理，并加快推进公证机构体制改革。

第九条  公证员会议（编制内公证员）为公证处的权力机构，决定公证处的重大事项。

下列事项应当提交公证员会议集体研究决定：

（一）单位发展规划、年度工作计划以及阶段性重要工作安排；

（二）单位的思想建设、组织建设、作风建设、反腐倡廉建设和制度建设等方面的重大事项；

（三）岗位设置调整和人员招录、变动等人事事项；

（四）年度财务收支预算安排；

（五）内部收入分配方案以及执行办法；

（六）购买、租用、装修办公用房等重大基础设施项目；

（七）单笔开支5000元以上的大额资金使用；

（八）重大疑难案件讨论；

（九）其他需要集体研究的重大事项。

第十条  公证处实行公证员会议领导下的主任负责制，设主任1名，副主任2名；全处从业人员应当自觉接受主任及其部门主管的领导和管理。

    公证处主任为公证处的法定代表人。

公证处主任、副主任应当在具有五年以上执业经历的公证员中推选产生，推选工作由舟山市司法局（以下简称市局）政治部组织实施。

公证处主任、副主任任期3年，可以连任，任期内如遇特殊原因确需变动的，由市局党组根据实际情况进行调整。

第十一条  市局对公证处及其负责人实行年度考核，考核工作由市局公共法律服务管理处按省、市有关规定执行。公证处主任任期内公证机构两次考核不及格，不得继续担任主任职务。公证处对本处人员实施年度考核，考核结果报市局公共法律服务管理处备案。

第十二条  公证处应当科学合理设置岗位，整合清理现有编外人员，按照岗位职责要求和聘用条件重新签订聘用（劳动）合同。行政辅助人员、翻译人员等按实际工作需要配备；公证员助理与在编公证员人数比例不得超过2:1，与编外公证员人数比例不得超过1:1。

第十三条  公证员在编人员的招录、调动、辞职等事项，应报市局同意后，再报请市人力资源和社会保障局办理相关手续。

聘用公证员、公证员助理应当严格按照公证处岗位编制设置进行，由公证处提出招聘计划，报请市局党组同意后，由公证处实施，聘用人员基本情况报市局政治部和公共法律服务管理处备案。

聘用其他人员，由公证处报请市局公共法律服务管理处同意后，按实际需要组织实施。

第十四条  公证处编制内人员的人事档案由市局政治部保管整理，有关材料每年12月底前统一交市局，归入本人档案。编制外聘用人员的人事档案，由舟山市人才市场办理人事代理。  

第十五条  公证处应当根据司法部《关于深化公证工作改革的方案》规定实行企业会计制度和会计核算方法，建立健全财务管理制度，接受市局和有关部门的监督检查。

第十六条  公证处应当加强收入管理，严格收费标准，统一收费，统计入账，所有收费均应开具法定票据，严格按照《浙江省公证服务项目和收费标准表》执行，明确专人分别负责票据保管、使用和核销。

    第十七条  公证处应当加强支出管理，对各项办公业务经费（不包括办公场地租赁、装修费）支出进行总额控制，控制比例为上一个年度公证业务总收入的20%以内。

办公业务经费只能用于下列支出：

（一）办公用房日常零星的装修、维修支出；

（二）根据工作和发展的需要，购置必要的办公设备、办公用品支出；

（三）各项会议费、差旅费、邮电费、水电费、交通费、教育培训费及必要的业务接待费等支出；

（四）按规定开展党建、群团、文化建设和广告宣传等费用支出；

（五）其他经市局党组讨论同意的支出。

第十八条  公证处年度结余不得低于收入总额的10%，用于公证事业发展和公证处赔偿基金等。年度结余低于规定比例的，需提交书面报告经市局党组审议决定，并且在当年工资总额中全额扣减。

第十九条  公证处经费支出应当严格执行审批制度。日常经费开支由公证处自行决定，但购置大型固定资产、装修办公用房等需要动用历年结余的重大项目开支应事先书面报市局党组审批。

第二十条  公证处应当依法纳税，按规定为全体工作人员缴纳基本养老保险金、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险和住房公积金等费用，按规定及时缴纳行业协会会费和公证赔偿基金。

    第二十一条  公证处应当严格执行有关国有资产管理的法律法规和相关规定，加强日常管理工作。固定资产的购买、转让和报废按照有关规定向市局办公室和财政等部门办理审批手续。

    第二十二条  公证处不得擅自将单位资金出借给任何单位和个人，不得擅自为任何单位和个人提供财产担保。公款存放应当符合市政府关于公款竞争性存放的相关规定。

    第二十三条  财务管理情况纳入公证机构及其负责人年度考核，市局每年对公证处进行财务审计。

    第二十四条  公证处的分配收入，既应服从国家对收入分配的总体要求，严格执行上级部门以及人事、财政部门关于公证处收入分配制度改革的有关规定，也应充分考虑内部分配的公平合理，体现同工同酬原则，并随着经济社会的发展，对个人收入控制指标建立动态增长机制。

     第二十五条  在过渡期内，绩效工资分配方案等个人收入控制指标继续按照《舟山市舟山市公证处绩效工资实施方案》（舟司发〔2018〕30号）规定进行独立结算，各业务部可自主决定分配形式和分配方法。过渡期满之后，市局将另行制定薪酬制度和财务管理办法。

第二十六条  公证处内部收入分配方案应有利于调动全体人员的积极性，有利于促进公证事业的健康发展，兼顾公平与效率。年度分配方案由公证处制定，提交公证员会议集体研究，报市局政治部核准后执行。

如当年公证业务收入不足以支付公证处人员工资，经报请市局党组批准，公证处可动用历年结余资金，按事业单位工资标准发放基础性绩效工资。

第二十七条  公证处应指定专人负责本单位编制内人员档案工资的变动申报、台账登记等工作。完整建立《劳动工资台账》，及时上报劳动工资季报、年报。

第二十八条  公证处应以维护和保证公证质量为目标，制定公证质量监控制度，明确质量检验职责，设立专职的公证质量检验员，履行质量保证和质量控制职责。

第二十九条  公证处应当实行自查、互查和检查相结合的公证卷宗评查工作机制。公证员每月至少自查一次，自查量为3件以上；各业务部每个季度组织一次公证卷宗互查活动，互查量为人均5件以上；公证处每半年组织一次全面的公证卷宗检查活动，检查量为人均10件以上。上述自查、互查和检查情况需及时进行工作总结，并形成书面报告交市局公共法律服务管理处存档。

第三十条  对于重大、复杂、疑难的公证事项，应由公证处主任召集公证员会议集体研究讨论，并将讨论意见记录附卷。无法形成统一意见或把握不准时，应逐级上报请示。

第三十一条  公证处应当持续推进公证信息化建设，注重利用信息化管理手段，规范各项公证业务流程和内部事务，加强质量监管和执业管理，提升公证质量和服务水平。

第三十二条  公证处应当制定并严格落实公证档案的接收和整理、借调和查阅、统计和移交、保管等管理制度，配备专职或者兼职档案管理人员。对公证密卷档案，应单独编制档案目录，单独存放，与档案管理人员签订保密协议，并采取必要的保密措施。公证人员一般不得借调和查阅密卷档案，特殊情况必须借调和查阅的，由公证处报市局公共法律服务管理处批准。

第三十三条  公证处应当明确专人（可兼职）管理公证专用水印纸，并负责登记、保管等具体工作。公证专用纸应单独存放，保管场所应配备“三铁一器”（铁门、铁窗、铁柜和报警器），使用和作废情况应登记造册。公证处应当每月统计公证专用纸的库存、使用和作废情况，一旦发现公证专用纸被盗、丢失的，应立即向当地公安机关报案，并在12小时内书面逐级上报。

第三十四条  过渡期内，各业务部和各公证员应本着尊重同事，鼓励和保护公平竞争，做到互帮互助，共谋发展的原则开展执业活动，必须恪守职业道德和执业纪律，维护公证行业整体利益，树立公证行业的公信力。

第三十五条  公证处主任应承担维护良好执业秩序的重要职责，对业务部之间、公证员之间出现的执业冲突、矛盾，应本着谁先受理谁先办理的原则，由公证处主任出面协商解决。

第三十六条  各业务部和各公证员不得从事下列不正当竞争行为：

（一）在报刊、广播、电视、互联网等媒体上或利用其他手段提供虚假信息，对本业务部、公证人员进行夸大、虚假宣传，误导当事人、公众或社会舆论；

（二）未经市局党组批准在有关机关、团体、企业或其他组织设立办事点；

（三）以诋毁其他业务部或公证员声誉的手段争揽公证业务；

（四）故意在当事人与承办公证人员之间制造纠纷，导致当事人终止办理公证业务或更换承办公证员；或利用人际关系、利诱等不正当的方法争揽已由其它业务部、公证员受理的公证业务；                                                

（五）采取给予公证当事人或公证事项介绍人回扣、佣金或回扣、佣金性质的费用或其他利益手段承揽公证业务；采取贿赂等手段争揽公证业务；降低本处公示的收费标准争揽公证业务；

（六）利用与行政机关、社会团体或经济组织的特殊关系，争揽公证业务；

（七）其他不正当竞争行为。

公证处主任是防止公证执业过程中不正当竞争行为发生的主要责任人，对新创、首办公证事项或新拓展的公证业务，由公证处主任召集公证员会议讨论研究后，可以约定给予新创、首办公证事项或新拓展的公证业务的业务部或公证员一定期限、一定区域的单独承办权。

    第三十七条  本办法自2020年7月1日起正式施行。

舟山市司法局办公室                    2020年7月1日印发