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组配分类 工作制度 发布机构 市外办
生成日期 2020-07-03 公开方式 主动公开
公文处理工作制度
发布日期: 2020- 07- 03    来源: 市外办    访问次数:     字号:[ ]


为进一步提高办文质量和办事效率,规范公文处理工作,依据《党政机关公文处理工作条例》,特制订本制度。

一、公务处理范围

本规定所指公文处理包括收文办理、发文办理、公文归档、公文管理等一系列相互关联、衔接有序的工作,具体由秘书处负责。

二、公文处理程序

(一)收文办理。包括签收、登记、审核、批办、承办、督办等程序。

1、签收登记。凡送达本办的公文、批件、信函、党政电子公文内网下发的公文、通知及参加会议带回的文件和材料,均由秘书处专人签收登记。登记要逐件逐页清点,并将重要阅件的公文标题、密级、收文字号、收文机关、签收日期等逐项登记,不得错登、漏登。

2、公文阅批。秘书处长根据文件的内容要求提出拟办意见,呈送主任或分管领导阅批,根据主任或分管领导批示意见交有关处室和人员承办。

3、承办督办。办领导阅批的文件,各承办部门应当及时办理,不得延误、推诿;明确提出办理时限要求的应当在规定时限内完成;上级外侨部门和市领导的批示及紧急督办文件,要做到急件急办,专人跟踪承办结果,按时按质办结,并将承办结果及时向办领导反馈。

(二)文件传阅。传阅急件应立即阅批,缓件一般不超过三天。阅文后应签注姓名、日期等,有明确阅办意见的应在首页上予以批示,及时退回秘书处,不拖延、不积压、不横传,不得从阅夹中抽留文件,不得带回家中。办领导出差、外出时要及时将文件送回秘书处。

(三)发文办理。包括拟文、核稿、审签(会签)、校对、盖章、编号、印发、归档等环节。

1、审核、签发。凡以办名义印发或转发的文件及上报的重要材料,严格执行“先核后签”的办文程序,即:处室经办人员按公文规范要求拟稿并填写文件拟稿纸→处室长核稿→秘书处按照公文规范要求核稿→由秘书处报分管领导审核签字→送呈办主要领导签发→编号文印。

2、原则上不涉密文稿均在OA协同办公系统进行发文,发文应遵照办统一规定程序。

3、文稿校对按照谁起草谁校对的原则,由发文处室自行负责,对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应予以退回,要求重新拟稿。

4、各处室以单位名义上情下达的材料,均由秘书处统一报送、归档,普发文件由秘书处负责发送。在确保保密纪律的情况下,应充分应用现代化办公条件,使用网络传输,尽量减少纸质文件。文件分发要及时、准确、不拖、不压。

5、未经办领导同意,擅自发文(函)表态,或其它不遵守对外发文规定,导致不良后果发生的,相关人员应负直接责任,相关处室长应负主要责任。

(四)公文归档。公文办理完结后,要将原件及办理结果一并及时反馈秘书处,由秘书处档案管理人员按有关规定及时整理(立卷)归档。